Hoe organiseer je de financiële administratie van je bedrijf?

Bijna iedere ondernemer gruwelt ervan. Het bijhouden van je administratie. Een hoop ondernemers kiezen ervoor hun administratie uit te besteden, toch kan het zijn dat je in eerste instantie de financiële administratie van jouw bedrijf zelf wilt organiseren. In deze blog vertellen we waar je op moet letten.

Financiële administratie organiseren

Of je nu ZZP’er, MKB of groot concern bent, ieder bedrijf is verplicht om de financiële administratie bij te houden. Wanneer je aan de slag gaat met je zakelijke administratie is het belangrijk dat je overzicht creëert. Je moet ieder kwartaal je btw aangifte doen en aan het einde van je boekjaar ben je verplicht je omzetbelasting aan te geven. Maak daarom gebruik van goede administratie en boek al je uitgaven en inkomsten in een boekhoudprogramma.

Organiseer je financiële administratie met deze tips

Volg onze stappen om de financiële administratie van je bedrijf zelf te organiseren. Zorg daarnaast dat je goed op de hoogte blijft van de wetgeving rondom financiële administratie en de huidige belasting stelling. Je mag daarnaast altijd contact met ons opnemen voor professioneel advies.

1. Maak een plan

Wat je ook doet, een plan maken is altijd een goed idee. Zeker voor je financiële administratie! Bepaal welke taken nodig zijn binnen je administratie, denk onder andere aan het boeken van inkomsten en uitgaven, het opstellen en verzenden van factureren, het beheer van debiteuren en crediteuren, aangiftes en het analyseren van je financiële gegevens.

2. Open een zakelijke rekening

Een zakelijke rekening is altijd handig. Hoewel dit voor zzp’ers/eenmanszaken niet verplicht is, raden we dit wel enorm aan. Door je privé en zakelijke geld gescheiden te houden maak je het makkelijker voor jezelf om overzicht te houden op je inkomsten en uitgaven. Daarnaast straalt dit ook een stuk betrouwbaarheid en professionaliteit uit.

3. Kies de juiste tools

De juiste software is essentieel voor het optimaliseren en automatiseren van je administratie. Je hebt een hoop verschillende tools waar je uit kunt kiezen. Deze tools lopen uiteen van simpele spreadsheets tot enorm uitgebreide boekhoudprogramma’s. Zelf zijn we officiële partner van Exact Online, we kunnen je dus wel advies geven maar dan zit er wel een kleurtje aan 😉

4. Houd een vast systeem aan

Het laatste wat je wil als ondernemer is achter komen te liggen op je administratie. Plan daarom vaste momenten per week of eventueel per maand om je administratie te doen. Wanneer je elke week netjes je administratie bijwerkt, houd je het werkbaar en overzichtelijk voor jezelf. Zorg daarnaast dat je jouw inkomsten en uitgaven categoriseert en dat je jouw bonnetjes goed bewaart.

5. Stel verantwoordelijken aan

Het liefst maak je één of twee personen binnen je organisatie verantwoordelijk voor alle financiële taken. Wanneer je met met meerdere personen aan de administratie werkt is het belangrijk dat je een onderlinge taakverdeling maakt met een beschrijving van hoe deze taken uitgevoerd moeten worden. Maak eventueel een document waarin je de volledige werkwijzen rondom je administratie vastlegt.

*Tip: We nemen graag de volle verantwoordelijkheid van je financiële administratie op ons! Neem contact op om je financiële administratie uit te besteden bij MX Finance.

6. Controleer, analyseer en stel je plannen bij

Door je cijfers regelmatig te controleren weet je zeker dat deze nauwkeurig en correct zijn. Daarnaast helpt het om meer inzicht te krijgen in de prestaties van je onderneming. Maak bijvoorbeeld gebruik van financiële overzichten zoals een winst- en verliesrekening of een balans.

Hoe lang moet je jouw financiële administratie bewaren

Het bewaren van je financiële administratie is enorm belangrijk. Als bedrijf of zelfstandige ben je verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet je zelfs 10 jaar bewaren.

Toch liever je financiële administratie uitbesteden?

Ga je zelf aan de slag? Of wil je toch liever je financiële administratie uitbesteden. Bij MX Finance helpen we jou om meer grip op de financiën van je onderneming te krijgen. We verwerken niet alleen je gegevens, maar houden ook persoonlijk contact om je van advies te zien dat je onderneming vooruit helpt. Lees meer over het uitbesteden van je financiële administratie of neem direct contact met ons op.